MON PORTAIL

Registres des traitements liés aux transactions immobilières ERA (2021)

Ce registre de traitement concerne les traitements relatifs à la négociations des biens immobiliers mis en œuvre par toute personne publique ou privée.

Il couvre toutes les activités courantes liées aux métiers de la transaction immobilières et couvre les mandats de négociation, l’enregistrement des éléments permettant d'apprécier la solvabilité des candidats à la location d'un bien immobilier, à l'exclusion du calcul automatisé de l'appréciation du risque et la gestion des opérations de recouvrement de créance, la gestion et la transaction par voies télématique et électronique, les opérations de négociation immobilière ainsi que l'attribution des dispositifs individuels d'accès aux immeubles

Description plus précise de la finalité :

Proposer des biens à louer ou à vendre

Gérer la pré-contractualisation et la conclusion du mandat

Gestion des documents contractuels (offres, baux, compromis,…)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Propriétaire (vendeur - bailleur)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Candidat acquéreur ou locataire

Conjoint du candidat locataire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Mandataire des personnes précitées

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Informations générales du locataire : identité du locataire, du candidat à la location et, le cas échéant, de sa caution : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Informations spécifiques aux locataires et candidats locataires : situation familiale, composition du foyer, conclusion d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés) ; numéro d'inscription à la caisse d'allocations familiales du bénéficiaire exclusivement pour permettre le versement des aides au logement ; situation professionnelle, coordonnées de l'employeur ; ressources.

Identité pour l'acquéreur : du candidat acquéreur, du copropriétaire ou du propriétaire, de l'associé, du conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés) à condition qu'il ait des droits dans la copropriété, chacun des co-indivisaires en cas d'indivision, du ou des titulaires des droits visés à l'article 6 du décret du 17 mars 1967 : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale, régime matrimonial, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Informations spécifiques aux candidats acquéreurs et acquéreurs d'un bien immobilier : disponibilités financières.

Coordonnées du mandataire : commun en cas d'indivision ou du gérant qui gère les lots, identité bancaire ou postale.

Logement : caractéristiques du logement ou des biens immobiliers, conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, montant du loyer, nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration et nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, compagnie d'assurance, numéro de police du locataire ; numéro d'identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d'identification pour l'accès aux immeubles.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités.

3 mois concernant les données à caractère personnel pour les candidats locataires qui ne sont pas retenus et pour lesquelles les personnes concernées n'ont pas réitéré leur demande.

3 ans concernant les données à caractère personnel pour les candidats a l'achat pour lesquelles les personnes concernées n'ont pas réitéré leur demande.

5 ans concernant les documents relatifs à un contrat (par ex. mandat)

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable de traitement

Sous-traitant en cas d'externalisation de certaines prestations

Era France (maison mère)

Experts - certificateurs

Notaires

Banques et compagnies d'assurance

Services Publics

Cellule TRACFIN, conformément aux dispositions de l’article L. 561-2 du code monétaire et nancier (les professionnels de l’immobilier sont assujettis au dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme)

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Enregistrement des éléments permettant d'apprécier la solvabilité des candidats à la location d'un bien immobilier

Analyse des données financières relatives à la détermination de la solvabilité des candidats locataires

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le candidat à la location

Conjoint du candidat locataire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Le tiers garant intervenant pour établir la solvabilité du candidat à la location.

Le propriétaire bailleur

Mandataire des personnes précitées

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Informations générales : identité du locataire, du candidat à la location et, le cas échéant, de sa caution : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Au stade de l’appréciation de la solvabilité des candidats à la location, les informations relatives aux éventuels garants : leur identification ; leurs coordonnées postales; leur situation professionnelle et leurs ressources.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités.

trois (3) mois concernant les données à caractère personnel pour les candidats locataires qui ne sont pas retenus et pour lesquelles les personnes concernées n'ont pas réitéré leur demande.

trois (3) ans pour les données relatives au candidat à la location retenu en cas de gestion directe (délai de prescription en matière de baux) ; cinq (5) ans en cas de gestion déléguée ou semi-déléguée (délai de prescription en matière civile).

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Le responsable de traitement

Les personnes habilitées au regard de leurs habilitation

Le propriétaire dans le cadre d’une gestion déléguée ou totale pour les seules informations nécessaires à la vérification de la bonne gestion du bien

Le propriétaire, si le mandat prévoit une gestion semi-déléguée, pour les informations nécessaires à la réalisation des missions incombant conformément à la répartition des rôles prévue dans le mandat de gestion ;

Les plateformes en ligne proposant des services relatifs à la gestion locative

Les assureurs pour la garantie des loyers impayés

La cellule TRACFIN, conformément aux dispositions de l’article L. 561-2 du code monétaire et nancier (les professionnels de l’immobilier sont assujettis au dispositif de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme)

L’administration fiscale, notamment pour documenter le respect des plafonds de ressources des locataires dans le cadre des investissements locatifs intermédiaires

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Documents précontractuels et contractuels

Dossier papier

Communications électroniques et autres

Portail immobilier

Logiciels immobiliers

Site internet,

Réseaux sociaux,

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Fournir des services d’accompagnement de conciergerie du démanagement

Exécuter les instructions d’accompagnement

Conseiller et recommander des produits et services en relation directe avec la finalité

Adresser des messages d’accompagnement ou relatifs aux services, des mises à jour, des alertes et des notifications de Compte

Conseiller et recommander des produits et services en relation directe avec la finalité

Catégories de personnes concernées par le traitement

Candidat à la location

Conjoint du candidat locataire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Propriétaire (vendeur - bailleur)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Informations générales : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Type de bien

Adresse de départ

Adresse de destination

Date de signature de l'acte

Coordonnées de l’agence immobilière ainsi que le nom, prénom de l’agent en charge de la transaction

Date de déménagement

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités.

3 mois si vous n'activez pas la relation

3 ans après votre dernière utilisation du Service, si vous n’avez pas fermé votre Compte

3 ans après la fermeture de votre Compte

5 ans pour les données comptables

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Le Responsable de traitement

Sous-traitants du responsable de traitement

ERA France (Maison mère)

Les partenaires commerciaux de la conciergerie du déménagement

Conseillers professionnels de la personne enregistrée

Employeur ou relations de travail de la personne enregistrée dans le cadre d'un projet de mobilité interne

Services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Formulaire de prise de consentement

Documents précontractuels et contractuels

Communications téléphoniques

Communications électroniques et autres

Site internet agence

Portail immobilier

Logiciels immobiliers

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Respect des obligations légales incombant aux agents immobiliers dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux.

Le déclenchement des alertes et déclarations de soupçon

La recherche des personnes qui doivent faire l'objet de mesures de vigilance complémentaires en tant que personnes politiquement exposées (PPE)

Apporter une aide à la surveillance, à la détection et à l'examen des transactions ou opérations réalisées par les clients, portant sur des sommes qui sont susceptibles : e provenir d’une infraction passible d’une peine privative de liberté supérieure à un an ou de participer au financement du terrorisme ou de détecter des fonds et ressources économiques faisant l’objet d’une mesure de gel ou d’une mesure de sanction.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Propriétaire (vendeur - bailleur)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Conjoint du candidat locataire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Candidat à la location

Tiers caution - garant

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), code état (M., Mme, Mlle), pseudonyme(s), sexe, date de décès, rôle de la personne, nationalité et date et lieu de naissance, une copie d'un ou plusieurs documents officiels en cours de validité comportant sa photographie, le numéro de la pièce d'identité, le relevé des mentions suivantes : nature, date et lieu de délivrance du ou des documents et les nom et qualité de l'autorité ou de la personne qui a délivré le ou les documents et, le cas échéant, l'a ou les a authentifiés ;

Pour les personnes physiques représentant des personnes morales : mandats et pouvoirs, identité des dirigeants, associés et mandataires, copie de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant l'identité des associés et dirigeants sociaux mentionnés aux 1° et 2° de l'article R. 123-54 du code de commerce ou de leurs équivalents en droit étranger

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités.

5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation

10 ans : concernant les documents relatifs à un contrat avec votre client

10 ans pour les données comptables

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Les personnes en relation avec la clientèle et les gestionnaires

Les personnels habilités du service chargé de la lutte contre le blanchiment, (ex : correspondant Tracfin, personne qui traite des PPE...)

Les services de lutte contre le blanchiment des entreprises du même groupe sous réserve que cet Etat assure un niveau de protection adéquat.

La cellule de renseignement financier Tracfin du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie ;

Les autorités de contrôle compétentes au sens de l'article L. 561-36 du CMF

Pour les données relatives aux personnes qui font l'objet d'une mesure de gel des avoirs, la direction générale du Trésor

Les autorités de contrôle compétentes des autres Etats membres de la Communauté européenne, des Etats parties à l'accord sur l'Espace économique européen et des Etats où sont applicables les accords conclus avec l'Autorité de contrôle prudentiel ou l'Autorité des marchés financiers.

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Documents précontractuels et contractuels

Communications électroniques et autres

Portail immobilier

Site internet,

Logiciels immobiliers

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

MON PORTAIL

Registres des traitements liés aux transactions immobilières ERA (2021)

Opérations de négociation immobilière

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Analyse de la solvabilité du candidat locataire

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Service et prestations liés au déménagement

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Lutte contre le blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.