MON PORTAIL

Registre des traitements liés aux activités de Syndic (2021)

Ce registre de traitement concerne les traitements relatifs à l'activité de Syndic d'immeubles mis en œuvre par toute personne publique ou privée.

La mission du syndic est définie par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise qu'il doit assurer la conservation de l'immeuble, l'application des décisions de l'assemblée générale, l'établissement d'un budget. Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale chargée de la représentation du syndicat de copropriété et de l'administration des parties communes d'une copropriété.

Dorénavant, le mot d’ordre est la responsabilisation des entités qui (sous)-traitent des données à caractère personnel. Dès lors, grâce à la bonne tenue de ce registre, celles-ci disposeront d’une vue d’ensemble des opérations de traitement, leur permettant de maîtriser et de contrôler leur conformité avec les nouvelles obligations légales. Le registre des traitements est, par conséquent, un outil précieux de mise en conformité et généralement un bon point de départ pour entamer celle-ci.

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Habitants de la copropriété (locataires, propriétaires,…)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Candidat acquéreur

Mandataire des personnes précitées

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Informations générales : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Identité pour l'acquéreur : du candidat acquéreur, du copropriétaire ou du propriétaire, de l'associé, du conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés) à condition qu'il ait des droits dans la copropriété, chacun des co-indivisaires en cas d'indivision, du ou des titulaires des droits visés à l'article 6 du décret du 17 mars 1967 : nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, situation familiale, régime matrimonial, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Coordonnées du mandataire : commun en cas d'indivision ou du gérant qui gère les lots, identité bancaire ou postale.

Logement : caractéristiques du logement ou des biens immobiliers, conditions de location ou d'accession à la propriété, date d'entrée et de départ, montant du dépôt de garantie, montant du loyer, nature et montant des charges, des travaux d'entretien et d'amélioration et nature des prêts consentis et des modalités de remboursement, compagnie d'assurance, numéro de police du locataire ; numéro d'identification, identité et coordonnées du porteur du support électronique d'identification pour l'accès aux immeubles.

Caractéristiques du logement : type de logement, bien propre ou loué, durée de séjour à cette adresse, noms des détenteurs des clefs

Des mesures judiciaires : mise sous tutelle, sous administration provisoire, internement, collocation

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités

5 ans : concernant l'archivage intermédiaire pour les documents qui ne nécessitent pas 10 ans de rétention (bail,...)

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

30 ans : Documents relatifs à des travaux dans l'immeuble

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Documents précontractuels et contractuels

Communications électroniques et autres

Communications téléphoniques

Logiciels de gestion

Espace client (Extranet)

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité:

Gestion des comptes et recouvrement de créance

Tenue des comptes des propriétaires, tenue des comptes des locataires

Facturation des consommations d'énergie

Procéder aux opérations de recouvrement de créances

Analyse des pièces comptables nécessaires au recouvrement

Si autre, précisez:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Habitants de la copropriété (locataires, propriétaires,…)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Mandataire des personnes précitée

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Informations générales: nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, adresse de courrier électronique, numéro de téléphone, code interne de traitement permettant l'identification.

Coordonnées du mandataire : commun en cas d'indivision ou du gérant qui gère les lots, identité bancaire ou postale

Des mesures judiciaires : mise sous tutelle, sous administration provisoire, internement, collocation

Caractéristiques du logement : type de logement, bien propre ou loué, durée de séjour à cette adresse, noms des détenteurs des clefs

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités

5 ans : concernant l'archivage intermédiaire pour les documents qui ne nécessitent pas 10 ans de rétention (bail,...)

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

30 ans : Documents relatifs à des travaux dans l'immeuble

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles pour le responsable de traitement

Personne (indépendante et employée) travaillant au service du responsable de traitement

Propriétaires et leurs mandataires

Banques et compagnies d'assurance

Notaires

Auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances

Services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Documents précontractuels et contractuels

Communications électroniques et autres

Communications téléphoniques

Logiciels de gestion

Espace client (Extranet)

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité:

Opérations administratives liées aux contrats, commandes, factures,...

Appel d'offres

Sélection des candidats entrepreneurs

Etablir les titres de paiement

Etablir des statistiques financières et de chiffre d’affaires par fournisseur

Fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de l’entreprise ou de l’organisme

Entretenir une documentation sur les fournisseurs

Si autre, précisez:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Habitants de la copropriété (locataires, propriétaires,…

Entrepreneurs

Sous-traitants

Architectes

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Données d’identification personnelles : nom, prénom, adresse, numéro de client,...

Caractéristiques personnelles : date et lieu de naissance, nationalité,...

Composition du ménage : conjoint, enfants,...

Données électroniques (adresses emails, numéro de téléphone,...)

Des mesures judiciaires : mise sous tutelle, sous administration provisoire, internement, collocation

Caractéristiques du logement : type de logement, bien propre ou loué, durée de séjour à cette adresse, noms des détenteurs des clefs

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités

5 ans : concernant l'archivage intermédiaire pour les documents qui ne nécessitent pas 10 ans de rétention (bail,...)

10 ans à partir de la clôture de l'exercice

30 ans : Documents relatifs à des travaux dans l'immeuble

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Espace client (Extranet)

Logiciels de gestion

Communications téléphoniques

Communications électroniques et autres

Documents précontractuels et contractuels

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité:

Recrutement du personnel

Organisation du travail

Gestion administrative des personnels

Gestion des rémunérations et accomplissement des formalités administratives y afférentes ;

Gestion des aides sociales

Si autre, précisez:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Le Candidat travailleur

Le travailleur

Les proches et famille du travailleur

L'employeur (syndicat des copropriétaires)

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Identification de l’employé : nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif), références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l'étranger), situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, type de permis de conduire détenu par l’employé.

Données relatives à la situation professionnelle : lieu de travail, numéro d'identification interne, date d'entrée dans l'entreprise, ancienneté, emploi occupé et coefficient hiérarchique, section comptable, nature du contrat de travail, taux d'invalidité, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), autres catégories de bénéficiaires de la loi n° 87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre)

Données relatives au titre valant autorisation de travail : type, numéro d'ordre et copie du titre pour les employés étrangers en application de l'article R. 620-3 du code du travail.

Etablissement de la fiche de paie et aux obligations légales connexes (notamment, dans le cadre du prélèvement à la source, le taux d’imposition) : Numéro de sécurité sociale dans les conditions fixées par le décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 ou par l'article L. 444-5 du code du travail, numéros attribués par les organismes d'assurances sociales, de retraite et de prévoyance, situation familiale, situation matrimoniale, enfants à charge, régime et base de calcul de la rémunération, éléments déterminant l'attribution d'un complément de rémunération, congés et absences donnant lieu à retenues déductibles ou indemnisables, ainsi que toute retenue légalement opérée par l'employeur, frais professionnels, taux de prélèvement à la source, données transmises via la Déclaration sociale nominative

Evaluation des compétences du candidat au moment du recrutement ; Formation : diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiquées, suivi des demandes de formation professionnelle et des périodes de formation effectuées, organisation des sessions de formation, évaluation des connaissances et des formations.

Gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie professionnelle, à la gestion des arrêts de travail et autres cas d’absences autorisées et au suivi des visites médicales de l’employé : Coordonnées du médecin du travail, date de l'accident ou de la première constatation médicale de la maladie, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour et autres éléments nécessaires auxdites déclarations.

Sujétions ou situations particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation : Données relatives à l’exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire.

Lutte contre la discrimination, à l’obligation d'emploi résultant des articles L5212-2 et suivants du code du travail, etc.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Pendant la durée de la relation de travail, sauf disposition légale ou réglementaire contraire.

6 mois dans le cas d’une candidature spontanée

3 ans document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

5 ans pour les bulletins de paie (50 ans en version dématérialisée), registre unique du personnel, documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte

10 ans après la fin du contrat de travail à des fins comptables

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Le responsable de traitement

Services chargés de la gestion et de la comptabilité des immeubles pour le responsable de traitement

Personne (indépendante et employée) travaillant au service du responsable de traitement

Compagnie d'assurance et mutuelles

Services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Documents précontractuels et contractuels

Logiciels de gestion

Dossier du personnel

Communications électroniques et autres

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Oui

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité:

Les caméras peuvent filmer les espaces communs à des fins de sécurité des biens et des personnes.

Les images sont consultées uniquement en cas d’incident (vandalisme, dégradation, agression, etc.). Elles ne doivent pas servir à « surveiller » en temps réel les allées et venues des résidents ou des visiteurs.

Si autre, précisez:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Habitants de la copropriété (locataires, propriétaires,…)

Conjoint du copropriétaire ou du propriétaire, leur partenaire signataire d'un pacte civil de solidarité (sous réserve de l'accord exprès des intéressés)

Visiteurs et fournisseurs

Personnel d'entretien ou de gardiennage

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Images vidéo

Date - heure de capture d'image

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Principe : temps nécessaire à la réalisation des finalités

La durée de conservation des images ne doit pas excéder un mois

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable de traitement

Gardien d'immeuble

Sous-traitant en charge de la surveillance des bâtiments

Auxiliaires de justice et officiers ministériels dans le cadre de leur mission

Services publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales.

Si autre, précisez:

Méthodes de collecte des données

Dispositif de vidéosurveillance

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

MON PORTAIL

Registre des traitements liés aux activités de Syndic (2021)

Gestion de la co-propriété

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Gestion des comptes et recouvrement de créance

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Gestion des travaux et entretiens

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

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Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Gestion du personnel de la co-propriété

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

La vidéosurveillance – vidéoprotection dans les immeubles d'habitation

Description plus précise de la finalité:

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du traitement des données sensibles :

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

@media (max-width: 767px) { .tooltip-arrow{ left:50% !important; } } Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles :

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.