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Registre de traitements liés aux conseillers financiers - Smart Invest Patrimoine

Nom de votre société :
Numéro de TVA :
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Description plus précise de la finalité :

L'enregistrement, la mise à jour et l'exploitation des informations concernant les inscriptions en compte et les caractéristiques du fonctionnement de ces comptes.

Le suivi des activités relatives aux instruments financiers.

La gestion des opérations effectuées sur ces comptes, avec les émetteurs d'instruments financiers et les prestataires de services d'investissement au sens de la loi n 96-597 du 2 juillet 1996.

La gestion des opérations effectuées pour le compte de l'Etat, des émetteurs publics ou privés auprès des détenteurs d'instruments financiers, associés, actionnaires, administrateurs, obligataires, rentiers ou porteurs de parts, de droits ou de bons.

L'exécution des obligations fiscales.

La gestion des différentes formes de participation, d'intéressement des salariés et d'actionnariat.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Identité : nom, prénoms, nationalité (exclusivement les mentions suivantes : français, étranger, ressortisssant UE), adresse postale, date, lieu de naissance, numéro du dossier de prêt, identité bancaire ;

Situation familiale : situation matrimoniale, état civil, situation professionnelle du conjoint, nombre de personnes à charge

Logement : statut d'habitation (propriétaire ou locataire)

Vie professionnelle : profession ou emploi occupé, ancienneté dans l'emploi ou dans la profession

Informations en rapport avec la justice : capacité juridique.

Catégorie socioprofessionnelle ou profession.

Caractéristiques du compte et de l'instrument financier : nature du compte garanties limites d'utilisation du compte et conditions financières valeurs nominales prix d'émission date de jouissance délais de mise à disposition forme de titres statut fiscal date de négociation désignation de la valeur négociée quantité de titres en dépôt virements fiscaux revenus d'instruments financiers gains et pertes montants soumis à double imposition quantité de valeurs mobilières négociées portefeuille titres capacité de placement cours de bourse

Informations spécifiques relatives à la gestion des différentes formes d'épargne salariale y compris l'actionnariat des salariés : salaires, montant des droits

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Pendant la durée d'exécution du contrat

5 ans à des fins de prospection commerciale

6 mois si le contrat n'est pas conclu

10 ans pour les données comptables

Conformément à la réglementation en vigueur et notamment par l'article 16 du code de commerce relatif à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales (sous réserve des dispositions relatives à la prescription trentenaire).

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Les opérations relatives à la gestion des clients concernant : • un programme de fidélité au sein d’une entité ou plusieurs entités juridiques • le suivi de la relation client tel que la réalisation d’enquêtes de satisfaction, ou le regroupement des contrats pour un même client au sein de l’entreprise ou du groupe auquel appartient l’entreprise

Les opérations relatives à la prospection : • la gestion d’opérations techniques de prospection (ce qui inclut notamment les opérations techniques comme la normalisation, l’enrichissement et la déduplication), • la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produit ou services et de promotion .

L'élaboration de statistiques commerciales

La cession, la location ou l’échange des données relatives à l’identification des clients ou prospects pour améliorer le service au client en proposant des produits ou services permettant de réduire la sinistralité ou d’offrir un contrat ou une prestation complémentaire

L’organisation de jeux- concours, de loteries ou de toute opération promotionnelle à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard en ligne soumis à l’agrément de l’Autorité de régulation des jeux en ligne (ARJEL)

La gestion des demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition.

La gestion des avis des personnes sur des produits, services ou contenus.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données relatives à l’identification des personnes : la civilité, au(x) nom(s), prénoms, adresse, numéro de téléphone (fixe et/ou mobile), numéro de télécopie, adresses de courrier électronique, date de naissance

Pour l’identification du client ou du prospect : le code interne de traitement.

Les données relatives au suivi de la relation commerciale : les demandes de documentation ou de renseignements, les demandes relatives aux produits, services ou abonnements proposés, les montants, la périodicité, les adresses, les données relatives aux produits, les contrats et services, l’origine de la vente (entité ou intermédiaire, vendeur, représentant, partenaire, affilié) ou de la demande, les correspondances avec le client et service client, les échanges et commentaires des clients et prospects, les personne(s) en charge de la relation client, les remises consenties ou avantages client

Les données de localisation et de connexion

Les données relatives à la sélection de personnes pour réaliser des actions de fidélisation, de prospection, de sondage, de test produits et services et de promotion.

Les données relatives à l’organisation et au traitement des jeux-concours, de loteries et de toute opération promotionnelle telles que la date de participation, les réponses apportées aux jeux-concours, la photographie ou l’image de la personne, et la nature des lots offerts

Les données relatives aux contributions des personnes qui déposent des avis sur des produits, services ou contenus, notamment leur pseudonyme.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

Les données des clients sont conservées le temps nécessaire pour la gestion de la relation commerciale.

Les données des clients utilisées à des fins de prospection commerciale peuvent être conservées pendant un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les données relatives à un prospect non client peuvent être conservées pendant un délai de 3 ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect.

Des pièces d’identité : pour l’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être conservées 1 an. En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées 3 ans

Des listes d’opposition à recevoir de la prospection : les informations permettant de prendre en compte le droit d’opposition de la personne concernée doivent être conservées au minimum 3 ans à compter de l’exercice de ce droit.

Les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne doivent pas être conservées plus de 13 mois selon la recommandation de la CNIL du 5 décembre 2013

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable du traitement

Les personnes chargées du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client, les réclamations, et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques

Les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...)

Les sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données.

Les partenaires et sociétés extérieures (sociétés avec lesquelles l’entreprise entretient des relations commerciales régulières), les entités du groupe de sociétés,

Les auxiliaires de justices, les officiers ministériels et organismes publics habilités à les recevoir, les arbitres, les médiateurs.

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Les organismes d’assurance ainsi que l’AGIRA, effectuent dans le cadre de la passation, de la gestion et de l’exécution des contrats des traitements de données relatifs aux infractions, aux condamnations ou aux mesures de sûreté :

La collecte et le traitement de données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté prévus par les dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur

Les traitements interviennent également dans le cadre des contentieux liés à l’activité et permettant notamment à l’entre - prise d’assurer la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice ou la défense des personnes concernées.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données d’identification : nom et prénom(s), date et lieu de naissance, les coordonnées postales

Le cas échéant, les données issues des procès verbaux de police ou de gendarmerie, les décisions judiciaires ou administratives et les enquêtes judiciaires.

Les données sur les circonstances de l’infraction : Les faits constatés , La présence de témoins, leur identification et leurs témoignages.

Les données postérieures à la constatation de l’infraction : • Saisine ou absence de saisine ; • Classement sans suite ; • Engagement de poursuite ; • Condamnations ; • Mesures de sûreté

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

La durée de conservation est celle qui est nécessaire à l’exécution du contrat

Les données sont ensuite archivées conformément aux durées prévues par la loi.

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

L'analyse et la détection des actes présentant une anomalie, une incohérence, ou ayant fait l’objet d’un signalement pouvant révéler une fraude à l’assurance.

La gestion des alertes en cas d’anomalies, d’incohérences ou de signalements, En cas de fraude avérée,

La constitution de listes des personnes dûment identifiées comme auteurs d’actes pouvant être constitutifs d’une fraude.

La gestion des procédures amiables, contentieuses, et disciplinaires consécutives à un cas de fraude

L’exécution des dispositions contractuelles, législatives, réglementaires ou administratives en vigueur applicables consécutivement à une fraude

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté

Les données relatives à la gestion et au suivi de la relation commerciale

Les données relatives à la passation, la gestion et de l’exécution des contrats

Données de journalisation des accès aux traitements NRI et RNIPP

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

A compter de l’émission de l’alerte, les organismes d’assurance disposent d’un délai de 6 mois pour qualifier les alertes. Toute alerte « non pertinente » ou n’ayant reçu aucune qualification à l’issue du délai de 6 mois, doit être supprimée immédiatement

Lorsque l’alerte est « pertinente » les données sont conservées pour une durée maximale de 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude. En cas de procédure judicaire, elles sont conservées jusqu’au terme de la procédure. Elles sont ensuite archivées.

S’agissant de la possibilité d’inscription dans le fichier des personnes présentant un risque de fraude, les données sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la date d’inscription

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable du traitement

Pour les fraudes internes : personnes habilitées DRH (requêtes ponctuelles et individuelles) ; - conseil de discipline saisi en cas de fraude ; - les représentants du personnel dans le cadre de l’accompagnement d’un salarié mis en cause pour fraude.

Pour les fraudes externes et internes : les personnels en relation avec la clientèle et les gestionnaires de contrats et de sinistres ; - les autres entités d’un même groupe dès lors qu’elles sont concernées par la fraude ou interviennent dans la gestion des dossiers ou de maîtrise du risque de fraude ; - les personnels habilités en charge de la lutte contre la fraude, de la lutte antiblanchiment et du contrôle interne ; - les inspecteurs, enquêteurs, experts, et auditeurs ; - le personnel habilité de la direction générale, la direction juridique ou du service du contentieux pour la gestion des contentieux ; - le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires « directement concernés par une fraude : les autres organismes d’assurance ou intermédiaires intervenant dans le cadre de dossier présentant une fraude, - les organismes sociaux lorsque les régimes sociaux interviennent dans le règlement des sinistres ou lorsque les organismes d’assurances offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ; - les organismes professionnels intervenant dans le cadre de dossiers présentant une fraude ; - les auxiliaires de justice et officiers ministériels ; - l’autorité judiciaire, médiateur, arbitre saisis d’un litige ; - les organismes tiers autorisés par une disposition légale à obtenir la communication de données à caractère personnel relatives à des précontenieux, contentieux ou condamnations ; - s’il y a lieu les victimes de fraudes ou leurs représentants.

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Mettre en place une surveillance adaptée aux risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme pendant toute la durée de la relation d’affaires

Apporter une aide à la surveillance, à la détection et à l'examen des transactions ou opérations réalisées par les clients, portant sur des sommes qui sont susceptibles : de provenir d’une infraction passible d’une peine privative de liberté supérieure à un an ou de participer au financement du terrorisme ou de détecter des fonds et ressources économiques faisant l’objet d’une mesure de gel ou d’une mesure de sanction.

Système de filtrage

Identification des risques inhérents à la relation d’affaire

Mise sous surveillance de certains comptes, contrats ou clients,

Identification des personnes politiquement exposées notamment au moyen de mise en relation de fichier de relation d’affaire avec une base de données externes utilisée comme fichier de référence

Identification des fonds devant faire l’objet d’une mesure de gel (prise en compte des listes de gel des avoirs, OFAC, etc.).

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), code état (M., Mme, Mlle), pseudonyme(s), nationalité et date et lieu de naissance, une copie d’un ou plusieurs documents officiels en cours de validité comportant sa photographie, le relevé des mentions suivantes : nature, date et lieu de délivrance du ou des documents et les nom et qualité de l’autorité ou de la personne qui a délivré le ou les documents et, le cas échéant, l’a ou les a authentifié.

Pour les personnes physiques représentant des personnes morales : mandats et pouvoirs, identité des dirigeants, associés et mandataires, copie de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant l’identité des associés et dirigeants sociaux mentionnés aux 1° et 2° de l’article R 123-54 du code de commerce ou de leurs équivalents en droit étranger.

En ce qui concerne le patrimoine : éléments permettant d’apprécier le patrimoine

En ce qui concerne le fonctionnement du compte, les opérations financières ou les produits souscrits : numéro de compte ou de contrat, date d'ouverture du compte, de souscription du contrat ou de l'entrée en relation, origine, évaluation et composition du patrimoine et des fonds impliqués dans la transaction, montant et nature des opérations prévues et effectuées, fonctionnement envisagé du compte, devise traitée, provenance et destination des fonds (origine géographique, organisme financier intervenant en tant qu'intermédiaire, numéro des comptes crédités ou débités), identité de la personne bénéficiaire de la transaction ou du contrat, justification économique déclarée de l'opération, identité du donneur d'ordre réel, justification économique déclarée par le client,

En ce qui concerne les déclarations de soupçon : existence et contenu.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation pour les données et documents relatifs à l’identité des clients.

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Dispositif de traçabilité : les actions effectuées par les personnes placées sous l’autorité du responsable de traitement (a) doivent être tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous accès, modifications et suppressions de données non autorisés.

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

En cas de conclusion d’un contrat : les données sont conservées conformément à la durée nécessaire à l’exécution du contrat

En l’absence de conclusion d’un contrat : les données de santé peuvent être conservées par le responsable de traitement pendant une durée de deux ans en archive courante et trois ans en archive intermédiaire à des fins probatoires

En l’absence de conclusion d’un contrat : les autres données, elles peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect

Pour les données relatives aux cartes bancaires : elles doivent être supprimées une fois la transaction réalisée 13 mois suivant la date de débit (et 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d'utilisation de cartes de paiement à débit différé)

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable du traitement

Les personnes dans le cadre des missions habituelles (ex : les personnels chargés de la passation, la gestion et l'exécution des contrats, les délégataires de gestion, les intermédiaires d’assurance, les partenaires, les prestataires, les sous traitants, ….)

Les personnes intéressées au contrat (les souscripteurs, les assurés, les adhérents et les bénéficiaires des contrats….)

Les personnes habilitées au titre des tiers autorisés (les juridictions concernées, les arbitres, les médiateurs, les ministères concernés, …)

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

MON PORTAIL

Registre de traitements liés aux conseillers financiers - Smart Invest Patrimoine

Passation, gestion et exécution des instruments financiers

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

La gestion commerciale des clients et prospects

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

La collecte des données d'infractions, de condamnations ou des mesures de sûreté:

Les organismes d’assurance ainsi que l’AGIRA, effectuent dans le cadre de la passation, de la gestion et de l’exécution des contrats des traitements de données relatifs aux infractions, aux condamnations ou aux mesures de sûreté :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

La lutte contre la fraude

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Description plus précise de la finalité :

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Ce traitement implique t-il des données sensibles?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.