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Verwerkingsregister voor financiële adviseurs

Naam van het bedrijf :
BTW Nummer:
Logo :
Naam: test test
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Telefoon:
Adres:
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Land :

Nauwkeuriger beschrijving van het doel:

Registratie, bijwerking en gebruik van informatie over de boekingen en de kenmerken voor de werkin van deze rekeningen

Toezicht op activiteiten in verband met financiële instrumenten.

Het beheer van transacties op deze rekeningen met emittenten van financiële instrumenten en dienstverleners op het gebied van beleggingen

Beheer van transacties uitgevoerd voor rekening van de Staat, publieke of private emittenten met houders van financiële instrumenten, partners, aandeelhouders, bestuurders, obligatiehouders, lijfrentetrekkers of houders van aandelen, rechten of warrants

De uitvoering van fiscale verplichtingen

Beheer van verschillende vormen van winstdeling, werknemerswinstdeling en aandelenbezit

Categorieën personen waarop de verwerking betrekking heeft

Klanten

Derden

Prospecten

Verwerkingsverantwoordelijke

Indien andere, verduidelijk:

Categorieën verzamelde gegevens

Identiteit : achternaam, voornamen, nationaliteit (alleen de volgende vermeldingen: Belg, buitenlander, EU-onderdaan), adres, datum, geboorteplaats, nummer van het leningbestand, bankidentiteit)

Familiale situatie: echtelijke staat, burgerlijke staat, arbeidssituatie van de echtgenoot, aantal personen ten laste

Huisvesting: verblijfstatus (eigenaar of huurder)

Beroepsleven: beroep of werk, anciënniteit in werk of beroep

Informatie met betrekking tot justitie: rechtsbekwaamheid

Sociaaleconomische categorie of beroep

Kenmerken van de rekening en het financiële instrument: aard van de rekening, garanties, limieten op het gebruik van de rekening en financiële voorwaarden, nominale waarde, uitgifteprijs, genotsdatum, termijn voor de terbeschikkingstelling, vorm van effecten, fiscaal statuut, transactiedatum, aanduiding van de verhandelde waarde, aantel effecten in deposito's, fiscaal statuut, transactiedatum, aanduiding van de verhandelde waarde, aantel effecten in deposito's , fiscale overdrachten, inkomsten uit financiële instrumenten, winsten en verliezen, bedragen die aan dubbele belasting zijn onderworpen, aantal verhandelde effecten, beleggingsportefeuilles, investeringskapitaal, beurskoers

Specifieke informatie met betrekking tot het beheer van de verschillende vormen van spaargeld, met inbegrip van werknemersaandeelhouderschap: salarissen, bedrag van de rechten

Andere, verduidelijk:

Bewaringstermijnen

Gedurende de looptijd van het contract

5 jaar voor commerciële prospectie

6 maand indien de overeenkomst niet gesloten is

10 jaar voor boekhoudkundige gegevens

Conformément à la réglementation en vigueur et notamment par l'article 16 du code de commerce relatif à la durée de conservation des livres et documents créés à l'occasion d'activités commerciales (sous réserve des dispositions relatives à la prescription trentenaire).

Andere, verduidelijk:

Categorieën ontvangers met toegang tot de gegevens

Methoden voor gegevensverzameling

Verzekeringsvoorstel

Formulieren

Website

Mobiele app

Sociale netwerken

Andere, verduidelijk

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Heeft deze behandeling betrekking tot gegevensoverdrachten buiten Europa ?

Past u de standaard beveiligingsmaatregelen toe die zijn beschreven in uw beveiligingsbeleid voor deze behandeling?

Indien nee, beschrijf de specifieke maatregelen :

Nauwkeuriger beschijving van het doel:

Verrichtingen in verband met het beheer van klanten: - een loyaliteitsprogramma binnen één of meerdere juridische entiteiten - het opvolgen van klantenrelaties, zoals het uitvoeren van tevredenheidsonderzoeken, of het groeperen van contracten voor dezelfde klant binnen de onderneming of groep waartoe de onderneming behoort

Activiteiten in verband met de prospectie: het beheer van de technische prospectie (met inbegrip van technische operaties zoals standaardisering, verrijking en deduplicatie), de selectie van de personen die belast zijn met de uitvoering van tests en promotieactiviteiten op het gebied van loyaliteit, prospectie, enquêtes, producten of diensten

De ontwikkeling van commerciële statistieken

Het overdragen, verhuren of uitwisselen van gegevens met betrekking tot de identificatie van cliënten of prospects om de dienstverlening aan cliënten te verbeteren door het aanbieden van producten of diensten ter vermindering van vorderingen of het aanbieden van een contract of een aanvullende dienst

De organisatie van wedstrijden, loterijen of andere promotionele activiteiten, met uitzondering van onlinekansspelen, die onderworpen zijn aan de goedkeuring van de Onlinekansspelcommissie (ARJEL)

Beheer van verzoeken tot toegang, rechtzetting en verzet

Het beheer van feedback over producten, diensten of inhoud

Categorieën personen waarop de verwerking betrekking heeft

Klanten

Derden

Prospecten

Verwerkingsverantwoordelijke

Andere, verduidelijk:

Categorieën verzamelde gegevens

Persoonlijke identificatiegegevens: naam, achternaam (namen), voornamen, adres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), faxnummer, e-mailadressen, geboortedatum

Om de klant of de prospect te identificeren: de interne verwerkingscode

Gegevens met betrekking tot de follow-up van de commerciële relatie: verzoeken om documentatie of informatie, verzoeken met betrekking tot aangeboden producten, diensten of abonnementen, bedragen, frequentie, adressen, gegevens over producten, contracten en diensten, de oorsprong van de verkoop (entiteit of tussenpersoon, verkoper, vertegenwoordiger, partner, filiaal) of het verzoek, correspondentie met de klant en klantenservice, feedback en opmerkingen van klanten, prospecten, en personen die verantwoordelijk zijn voor klantenrelaties, kortingen of voordelen voor klanten

Locatie- en verbindingsgegevens

Gegevens over de selectie van personen voor het uitvoeren van loyaliteitsacties, prospectie, enquêtes, testen en promoten van producten en diensten

Gegevens over de organisatie en verwerking van prijsvragen, loterijen en alle promotieactiviteiten, zoals de datum van deelname, de reacties op prijsvragen, de foto of afbeelding van de persoon, en de aard van de aangeboden prijzen

De gegevens over de bijdragen van personen die feedback geven over producten, diensten of inhoud, met inbegrip van hun pseudoniem

Andere, verduidelijk:

Bewaringstermijnen

Klantgegevens worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het beheer van de commerciële relatie

Klantgegevens die voor commerciële prospectiedoeleinden worden gebruikt, mogen worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar vanaf het einde van de commerciële relatie

Gegevens met betrekking tot een niet-klant mogen worden bewaard gedurende een periode van 3 jaar vanaf de verzameling ervan door de verwerkingsverantwoordelijke of na het laatste contact met de prospect

Identiteitsdocumenten: met het oog op de uitoefening van het recht van toegang of rechtzetting mogen de gegevens betreffende identiteitsdocumenten gedurende één jaar worden bewaard. In geval van uitoefening van het recht van verzet kunnen deze gegevens gedurende 3 jaar worden gearchiveerd

Lijsten van personen die bezwaar maken tegen het ontvangen van prospectie: de informatie die het mogelijk maakt rekening te houden met het recht van verzet van de betrokkene moet gedurende ten minste drie jaar na de uitoefening van dit recht worden bewaard

Ruwe aanwezigheidsgegevens die een identificatiecode bevatten mogen niet langer dan 13 maanden worden bewaard

Andere, verduidelijk:

Categorieën ontvangers met toegang tot de gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke

Personen belast met marketing, verkoop, klantenrelaties, klachten, prospectie, administratieve diensten, logistiek en IT-diensten en hun leidinggevenden

De afdelingen die belast zijn met de controle (accountant, diensten die verantwoordelijk zijn voor de internecontroleprocedures, ...)

Onderaannemers zodra in het tussen de onderaannemers en de verwerkingsverantwoordelijke ondertekende contract, melding wordt gemaakt van de verplichtingen van de onderaannemers op het gebied van de bescherming van de veiligheid en de vertrouwelijkheid van gegevens

Externe partners en ondernemingen (ondernemingen waarmee het bedrijf regelmatig handelsbetrekkingen onderhoudt), entiteiten van de groep ondernemingen

Wetsdienaren en ministeriële functionarissen en overheidsinstanties die bevoegd zijn om hen te ontvangen

Andere, verduidelijk:

Methoden voor gegevensverzameling

Verzekeringsvoorstel

Formulieren

Website

Mobiele app

Sociale netwerken

Andere, verduidelijk:

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Heeft deze behandeling betrekking tot gegevensoverdrachten buiten Europa?

Past u de standaard beveiligingsmaatregelen die zijn beschreven in uw beveiligingsbeleid voor deze behandeling

Indien nee, beschrijf de specifieke maatregelen :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

La collecte et le traitement de données relatives aux infractions, condamnations ou mesures de sûreté prévus par les dispositions légales, réglementaires et administratives en vigueur

Les traitements interviennent également dans le cadre des contentieux liés à l’activité et permettant notamment à l’entre - prise d’assurer la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice ou la défense des personnes concernées.

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données d’identification : nom et prénom(s), date et lieu de naissance, les coordonnées postales

Le cas échéant, les données issues des procès verbaux de police ou de gendarmerie, les décisions judiciaires ou administratives et les enquêtes judiciaires.

Les données sur les circonstances de l’infraction : Les faits constatés , La présence de témoins, leur identification et leurs témoignages.

Les données postérieures à la constatation de l’infraction : • Saisine ou absence de saisine ; • Classement sans suite ; • Engagement de poursuite ; • Condamnations ; • Mesures de sûreté

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

La durée de conservation est celle qui est nécessaire à l’exécution du contra

Les données sont ensuite archivées conformément aux durées prévues par la loi.

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Si autre, précisez:

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

L'analyse et la détection des actes présentant une anomalie, une incohé- rence, ou ayant fait l’objet d’un signalement pouvant révéler une fraude à l’assurance.

La gestion des alertes en cas d’anomalies, d’incohérences ou de signalements, En cas de fraude avérée,

La constitution de listes des personnes dûment identifiées comme auteurs d’actes pouvant être constitutifs d’une fraude.

La gestion des procédures amiables, contentieuses, et disciplinaires consécutives à un cas de fraude

L’exécution des dispositions contractuelles, législatives, réglementaires ou administratives en vigueur applicables consécutivement à une fraude

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Les données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté

Les données relatives à la gestion et au suivi de la relation commerciale

Les données relatives à la passation, la gestion et de l’exécution des contrats

Données de journalisation des accès aux traitements NRI et RNIPP

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

A compter de l’émission de l’alerte, les orga - nismes d’assurance disposent d’un délai de 6 mois pour qualifier les alertes. Toute alerte « non pertinente » ou n’ayant reçu aucune qualification à l’issue du délai de 6 mois, doit être supprimée immédiatement

Lorsque l’alerte est « pertinente » les données sont conservées pour une durée maximale de 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude. En cas de procédure judicaire, elles sont conservées jusqu’au terme de la procé- dure. Elles sont ensuite archivées.

S’agissant de la possibilité d’inscription dans le fichier des personnes présentant un risque de fraude, les données sont conservées pendant une durée de 5 ans à compter de la date d’inscription

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable du traitement

Pour les fraudes internes : personnes habilitées DRH (requêtes ponctuelles et individuelles) ; - conseil de discipline saisi en cas de fraude ; - les représentants du personnel dans le cadre de l’accompagnement d’un salarié mis en cause pour fraude.

Pour les fraudes externes et internes : les personnels en relation avec la clientèle et les gestionnaires de contrats et de sinistres ; - les autres entités d’un même groupe dès lors qu’elles sont concernées par la fraude ou interviennent dans la gestion des dossiers ou de maîtrise du risque de fraude ; - les personnels habilités en charge de la lutte contre la fraude, de la lutte antiblanchiment et du contrôle interne ; - les inspecteurs, enquêteurs, experts, et auditeurs ; - le personnel habilité de la direction générale, la direction juridique ou du service du contentieux pour la gestion des contentieux ; - le personnel habilité des sous-traitants.

Les destinataires « directement concernés par une fraude : les autres organismes d’assurance ou intermédiaires intervenant dans le cadre de dossier présentant une fraude, - les organismes sociaux lorsque les régimes sociaux interviennent dans le règlement des sinistres ou lorsque les organismes d’assurances offrent des garanties complémentaires à celles des régimes sociaux ; - les organismes professionnels inter - venant dans le cadre de dossiers présentant une fraude ; - les auxiliaires de justice et officiers ministériels ; - l’autorité judiciaire, médiateur, arbitre saisis d’un litige ; - les organismes tiers autorisés par une disposition légale à obtenir la commu- nication de données à caractère personnel relatives à des précontenieux, contentieux ou condamnations ; - s’il y a lieu les victimes de fraudes ou leurs représentants.

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Mettre en place une surveillance adaptée aux risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme pendant toute la durée de la relation d’affaires

Apporter une aide à la surveillance, à la détection et à l'examen des transactions ou opérations réalisées par les clients, portant sur des sommes qui sont susceptibles : e provenir d’une infraction passible d’une peine privative de liberté supérieure à un an ou de participer au financement du terrorisme ou de détecter des fonds et ressources économiques faisant l’objet d’une mesure de gel ou d’une mesure de sanction.

Système de filtrage

Identification des risques inhérents à la relation d’affaire

Mise sous surveillance de certains comptes, contrats ou clients,

Identification des personnes politiquement exposées notamment au moyen de mise en relation de fichier de relation d’affaire avec une base de données externes utilisée comme fichier de référence

Identification des fonds devant faire l’objet d’une mesure de gel (prise en compte des listes de gel des avoirs, OFAC, etc.).

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Pour les personnes physiques : nom, prénom(s), code état (M., Mme, Mlle), pseudonyme(s), nationalité et date et lieu de naissance, une copie d’un ou plusieurs documents officiels en cours de validité comportant sa photographie, le relevé des mentions suivantes : nature, date et lieu de délivrance du ou des documents et les nom et qualité de l’autorité ou de la personne qui a délivré le ou les documents et, le cas échéant, l’a ou les a authentifié.

Pour les personnes physiques représentant des personnes morales : mandats et pouvoirs, identité des dirigeants, associés et mandataires, copie de tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant l’identité des associés et dirigeants sociaux mentionnés aux 1° et 2° de l’article R 123-54 du code de commerce ou de leurs équivalents en droit étranger.

En ce qui concerne le patrimoine : éléments permettant d’apprécier le patrimoine

En ce qui concerne le fonctionnement du compte, les opérations financières ou les produits souscrits : numéro de compte ou de contrat, date d'ouverture du compte, de souscription du contrat ou de l'entrée en relation, origine, évaluation et composition du patrimoine et des fonds impliqués dans la transaction, montant et nature des opérations prévues et effectuées, fonctionnement envisagé du compte, devise traitée, provenance et destination des fonds (origine géographique, organisme financier intervenant en tant qu'intermédiaire, numéro des comptes crédités ou débités), identité de la personne bénéficiaire de la transaction ou du contrat, justification économique déclarée de l'opération, identité du donneur d'ordre réel, justification économique déclarée par le client,

En ce qui concerne les déclarations de soupçon : existence et contenu.

Si autre, précisez:

Durées de conservation des données

5 ans à compter de la clôture du compte ou de la cessation de la relation pour les données et documents relatifs à l’identité des clients.

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Dispositif de traçabilité : les actions effectuées par les personnes placées sous l’autorité du responsable de traitement (a) doivent être tracées afin de permettre de détecter et d’analyser tous accès, modifications et suppressions de données non autorisés.

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Les clients

Les tiers

Les Prospects

Le responsable du traitement

Si autre, précisez:

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

En cas de conclusion d’un contrat : les données sont conservées conformément à la durée nécessaire à l’exécution du contrat

En l’absence de conclusion d’un contrat : les données de santé peuvent être conservées par le responsable de traitement pendant une durée de deux ans en archive courante et trois ans en archive intermédiaire à des fins probatoires

En l’absence de conclusion d’un contrat : les autres données, elles peuvent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de leur collecte par le responsable de traitement ou du dernier contact émanant du prospect

Pour les données relatives aux cartes bancaires : elles doivent être supprimées une fois la transaction réalisée 13 mois suivant la date de débit (et 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d'utilisation de cartes de paiement à débit différé)

Si autre, précisez:

Catégories des destinataires ayant accès aux données

Responsable du traitement

Les personnes dans le cadre des missions habituelles (ex : les personnels chargés de la passation, la gestion et l'exécution des contrats, les délégataires de gestion, les intermédiaires d’assurance, les partenaires, les prestataires, les sous traitants, ….)

Les personnes intéressées au contrat (les souscripteurs, les assurés, les adhérents et les bénéficiaires des contrats….)

Les personnes habilitées au titre des tiers autorisés (les juridictions concernées, les arbitres, les médiateurs, les ministères concernés, …)

Autres (à spécifier)

Méthodes de collecte des données

Proposition d'assurance

Formulaires

Site Web

Application mobile

Réseaux sociaux

Si autre, précisez:

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Oui

Si non , décrivez les mesures spécifiques :

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Verwerkingsregister voor financiële adviseurs

Gestion des contrats

Nauwkeuriger beschrijving van het doel:

Categorieën personen waarop de verwerking betrekking heeft

Categorieën verzamelde gegevens

Bewaringstermijnen

Categorieën ontvangers met toegang tot de gegevens

Methoden voor gegevensverzameling

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Heeft deze behandeling betrekking tot gegevensoverdrachten buiten Europa ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Past u de standaard beveiligingsmaatregelen toe die zijn beschreven in uw beveiligingsbeleid voor deze behandeling?

Gestion des contrats

Nauwkeuriger beschijving van het doel:

Categorieën personen waarop de verwerking betrekking heeft

Categorieën verzamelde gegevens

Bewaringstermijnen

Categorieën ontvangers met toegang tot de gegevens

Methoden voor gegevensverzameling

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Heeft deze behandeling betrekking tot gegevensoverdrachten buiten Europa?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

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Gestion des contrats

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

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Catégories des destinataires ayant accès aux données

Méthodes de collecte des données

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Gestion des contrats

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

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Méthodes de collecte des données

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

Si c'est le cas, identifiez les catégories de données hors U.E.

Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

Pays concerné(s) par le transfert de(s) donnée(s) hors U.E.

Liste de(s) destinataire(s) des données transférées hors U.E.

Appliquez-vous les mesures de sécurité standard décrites dans votre politique de sécurité pour ce traitement ?

Lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme

Description plus précise de la finalité (pas obligatoire)

Catégories de personnes concernées par le traitement

Catégories de données collectées

Durées de conservation des données

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Méthodes de collecte des données

Heeft deze behandeling betrekking tot gevoelige gegevens?

Si c'est le cas, identifiez les données sensibles concernées par le traitement :

Base légale du traitement des données sensibles

Ce traitement implique t-il des transferts des données hors Europe ?

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Base légale du transfert des catégories de données hors U.E.

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